Saisie des relevés

Cette page permet l'intégration en comptabilité des relevés bancaires générés ou saisis. Elle n'est accessible qu'en saisie normale ou avancée. Pour la saisie simplissime, reportez-vous ici.

Vous visualisez tous les relevés qui sont en attente ou en cours d'affectation pour leur comptabilisation.

Lorsque vous venez de générer des relevés, il peut être nécessaire d'actualiser l'affichage.

Dans la première colonne, vous retrouvez deux boutons d'action. Le premier correspond au statut du relevé. Vous avez donc l'une de ces icônes :

  • le dossier signifie que le relevé est disponible pour comptabilisation, cliquez sur l’icône pour accéder au détail du relevé
  • le cadenas signifie que le relevé est en cours de saisie par vous-même, il est "verrouillé", il ne peut pas être modifié par un autre utilisateur,
  • la loupe signifie que le relevé est en cours de saisie par un autre utilisateur, il lui est "réservé", vous pouvez simplement le visualiser, sans possibilité de modification.

Il est toutefois possible d'accéder à un relevé réservé, en cochant la case en bout de ligne  et en utilisant  Actions supplémentaires puis Libérer. C'est donc à nouveau le dossier qui apparaît. Cela nécessite le droit administrateur workflow.

La seconde icône est  elle affiche l'historique des opérations sur le relevé. Un clic sur l’icône ouvre la fenêtre listant les étapes franchies par le relevé :

La seconde colonne du tableau indique l'étape à laquelle se trouve le relevé. La colonne dossier indique sa référence. Ensuite, dans la colonne relevé, vous retrouvez sa date de début si le relevé n'est pas vierge. Sinon, c'est la date et l'heure de sa génération qui apparaissent.

La colonne banque comprend le libellé du compte comptable correspondant à l'établissement bancaire. La colonne depuis indique la date de génération du relevé. 

Enfin, la case à cocher , en bout de ligne, permet de choisir en cliquant  la ou les lignes auxquelles imputer l'action choisie via  Actions supplémentaires. Vous pouvez soit libérer le relevé, c'est à dire le rendre à nouveau disponible pour tous les utilisateurs, soit le supprimer, cela nécessitera la saisie d'un commentaire pour indiquer la raison de sa suppression.

Intégration d'un nouveau relevé

Génération depuis le relevé bancaire

L'intégration d'un relevé est possible de plusieurs façons. La manière la plus courante est de générer un relevé préalablement importé de façon automatique ou manuelle depuis la page relevé bancaire.

Nouveau

Vous pouvez également ajouter un relevé vierge ou intégrer un relevé numérisé via  Nouveau. La fenêtre suivante apparaît :

Vous devrez sélectionner le compte bancaire de destination du relevé.

Utilisez ensuite le commutateur pour indiquer si oui ou non vous voulez créer un relevé avec Pièce. Si vous choisissez Non, le relevé qui sera généré sera vierge.

Si vous choisissez Oui, vous devrez choisir avec le commutateur si vous allez utiliser l'OCR. Si vous mettez Non, le relevé sera également vierge mais le document (pdf ou image) sera associé au relevé.

Si vous choisissez l'option Avec Pièce, il faut obligatoirement joindre un fichier au format PDF ou image (TIFF, JPG, PNG, BMP...)

Si les deux commutateurs sont à Oui, votre relevé passera par la reconnaissance optique de caractères. Le relevé sera interprété par le logiciel de lecture. Toutes les informations reconnues (dates, montants, libellés...) seront directement pré-renseignées dans le relevé généré.

Cette méthode n'est pas infaillible. Elle fait l'objet de développements pour améliorer son efficacité.

Certaines banques vous fournissent un relevé au format PDF qui comporte une protection le rendant illisible. Il est alors nécessaire de le réenregistrer au format PDF avant de l'intégrer.

Votre relevé peut-être joint par glisser-déposer ou vous pouvez cliquer sur la fenêtre pour atteindre l'arborescence de vos documents.

Pour valider la génération d'un relevé, terminez par Ajouter ou utilisez Annuler.

Vous pourrez ensuite actualiser la page pour afficher le relevé nouvellement créé. En cas de passage par l'OCR, le processus est plus long.

Numérisation à distance

De la même manière, vous pouvez envoyer un relevé bancaire depuis l'application de numérisation à distance.

Envoyer un relevé par email

La quatrième méthode consiste à envoyer un relevé par email via  Actions supplémentaires. Cela vous redirige directement vers la messagerie que vous avez paramétré sur votre ordinateur. Le destinataire du mail sera déjà complété, il doit être laissé ainsi en destinataire principal. Vous devrez juste joindre le relevé à votre envoi.

Ces trois dernières méthodes nécessitent d'utiliser l'OCR qui s'efforcera de reconnaître les caractères présents sur le document numérisé. Son utilisation nécessite d'activer une option dans le paramétrage de votre dossier.