Import de factures : Liste des paramétrages

Appuyez sur Nouveau pour créer un paramétrage.

Dans la zone Identification du dossier,

Nom de l'import * : donner un nom à l'import.

Type d'import * :  Indiquer s'il s'agit d'un import Manuel (chaque données fait l'objet d'une validation afin d'être validée en compta) ou Automatique (les données sont transférées en compta directement)

Format du fichier * : Choisir s'il s'agit d'un format Excel, CSV - Séparateur point-virgule (en indiquant la Table de caractère voulue : UTF, ISO, ou WINDOWS).

Type de facture * : Choisir Vente ou Achat, et dans Journal * : Choisir le journal correspondant.

Nombre de ligne de l'entête : Indiquer le nombre (1 le plus souvent).

La zone Supprimer des lignes permet d’unifier les colonnes d'un import à une valeur donnée :

ici les lignes pour lesquelles la colonne 3 est nulle, et celles pour lesquelles la colonne 10 sera à 0.2 seront ôtées.

Dans la zone Regroupement, soit 1 ligne donne 1 facture, soit les lignes sont regroupées en une facture pour un numéro de pièce et une date identiques. 

Pour l'option de regroupement, indiquer alors les numéros des colonne regroupement * et colonne libellé de la ligne TTC *.

Dans la zone Date, choisir la Date du jour de l'import (aucune colonne de date ne sera présente dans le fichier), ou En fonction d'une colonne (indiquer la numéro de la colonne : N° colonne date * concernée et le format : Format de la date *), ou En fonction de plusieurs colonnes (jour, mois, année) (indiquer les numéros des 3 colonnes concernées)

Dans la zone Numéro de pièce, choisir soit En fonction d'une colonne (en précisant son numéro), soit Incrémentation automatique sur la base de dernier numéro de pièce du journal.

Dans la zone Identification d'une ligne, indiquer les numéros pour N° colonne libellé *, N° colonne quantité, N° colonne id article et N° colonne id famille.

Le code famille sera utilisé dans la base d'apprentissage (le code article sera relié à un code famille lui même relié à un compte comptable).

Dans la zone Total TTC, renseigner les informations de la façon suivante :

Un seul compte TTC par facture, choisir Oui ou Non.

Pour le compte, choisir * :

• Présent dans une colonne x, avec option de remplacement ou concaténation de texte.

Indiquer alors le N° colonne compte TTC,

S’il y a formatage du texte est-il en Remplacement de texte ou Concaténation de texte.

• Tableau de correspondance en fonction des valeurs de la colonne X

N° colonne base d'apprentissage : à indiquer.

Si le compte n'existe pas * :  choisir En fonction d’une colonne, et indiquer le N° colonne compte TTC si inexistence, ou Reprendre le numéro du compte comme libellé.

• Toujours le même

Compte : choisir le compte dans le plan comptable.

• A saisir systématiquement.

Le Montant TTC * : choisir Calculer en totalisant les HT et les TVA ou En totalisant les colonnes.

Dans la zone Total HT et TVA, renseigner les informations de la façon suivante :

Pour le compte HT, choisir * :

• Présent dans une colonne x, avec option de remplacement ou concaténation de texte.

Indiquer alors le N° colonne compte TTC,

S’il y a formatage du texte est-il en Remplacement de texte ou Concaténation de texte.

Si le compte n'existe pas * :  choisir En fonction d’une colonne, et indiquer le N° colonne compte TTC si inexistence, ou Reprendre le numéro du compte comme libellé.

• Tableau de correspondance en fonction des valeurs de la colonne X

N° colonne base d'apprentissage : à indiquer.

Si le compte n'existe pas * :  choisir En fonction d’une colonne, et indiquer le N° colonne compte TTC si inexistence, ou Reprendre le numéro du compte comme libellé.

• Toujours le même

Compte : choisir le compte dans le plan comptable.

• A saisir systématiquement.

N° colonne montant HT * : à indiquer.

Dans la zone Rendre le montant négatif (du HT) : si votre import comporte des valeurs dans une colonne et l'indication débit/crédit (- ou rien) dans une seconde colonne.

Si la valeur : Précisez le signe recherché (par défaut -).

Est trouvée dans la colonne X : Indiquez le numéro de la colonne concernée.

Dans la zone Règle de vérification,

Contrôles doublon de facture, Contrôles : choisissez Oui pour recevoir une alerte non bloquante si le numéro de pièce a déjà été saisi ou si le numéro de facture fournisseur a déjà été saisi, ou Non dans le cas contraire.

Contrôles des totaux, Contrôles  : choisissez Oui pour recevoir une alerte non bloquante si les totaux de l'import et les totaux en compta différent, ou Non dans le cas contraire.

Contrôles de cohérence, Contrôles  : choisissez Oui pour recevoir une alerte non bloquante si le montant d'une ligne d'écriture dépasse une valeur (précisez le montant dans la case Si une ligne d'écriture en 658/758 dépasse X€), ou Non dans le cas contraire.

Terminer par Enregistrer.

Une fois le paramétrage produit, il pourra être modifié  ou supprimé .