Saisie avancée

La saisie avancée permet une saisie plus intuitive. Vous pouvez saisir vos pièces, vos relevés ou utiliser la saisie manuelle, le copier / coller, un masque d'écriture.

L'écran d'accueil se présente ainsi :

Il comprend trois onglets à gauche :

  • Saisie Pièce pour intégrer des factures de vente ou d’achat.
  • Saisie Relevé pour intégrer des relevés bancaires.
  • Saisie Manuelle pour intégrer des OD, faire un copier / coller, ...

Et deux onglets à droite :

  • Paramétrage pour accéder aux réglages globaux qui impactent les trois onglets de saisie et trois propres à chaque mode de saisie.
  • Aide qui présente les raccourcis clavier pour réaliser plus rapidement une quinzaine d’actions courantes.


Différentes actions sont possibles depuis le bandeau supérieur.

L'action  Manuelle vous conduit directement au troisième onglet.

Masques d'écritures vous permet d'appliquer un masque d'écriture préalablement enregistré. Pour l'utilisation, reportez-vous ici.

La liste  Historique vous permet de consulter des écritures précédemment affichées.

Nouveau vous permet de créer un nouveau Compte,une nouvelle Écriture type ou un nouveau Code analytique.

Valider termine une saisie, il peut être remplacé par F12, en cas de problème (écriture non équilibrée par exemple) un message s'affiche

Un message rouge rend la sauvegarde impossible, corrigez et recommencez. Un message jaune vous averti mais ne bloque pas la sauvegarde vérifiez votre saisie et revalidez.

Annuler quitte le travail en cours sans sauvegarde.

Saisie Pièce

Pour augmenter votre efficacité nous vous conseillons d'utiliser la touche Entrée ou Tabulation de votre clavier

Commencez par choisir le journal souhaité.

Renseignez ensuite la Date qui est à saisir au format jour, mois année, sans séparateur. Un message d'information vous indique si la date est incluse dans l'exercice.

Indiquez, ensuite, votre numéro de Pièce.

Si vous désirez obtenir des numéros incrémentés automatiquement, il faut activer le paramètre Numéro de pièce auto qui se trouve sur la page Compta => Paramétrage => Journaux


Pour le champ Tiers, saisissez les premières lettres du nom du tiers. La liste déroulante fait apparaitre les libellés correspondants en haut de liste, choisissez celui qui vous convient.

Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer via  ou F8. 

Vous devrez saisir son nom et le compte correspondant sera créé automatiquement.

Pour un journal d'achats, il s'agira d'un compte 401. De la même manière, pour un journal de ventes, un compte 411 sera créé. Par défaut, les comptes créés seront lettrables. Vous pouvez modifier cet aspect avec le commutateur.

Si des unités spécifiques ont été créées, vous pourrez choisir une unité à saisir. De la même manière, si des axes analytiques ont été créés, vous pourrez choisir de rendre le choix d'une valeur obligatoire.

Terminez par Sauvegarder ou annulez.


La saisie commence par la saisie du montant HT. Saisissez le début du libellé du compte ou son de son numéro (racine 6 ou 7) et sélectionnez-le dans la liste déroulante. Si le paramétrage du compte comptable le permet, le code et le compte de TVA correspondants sont indiqués automatiquement.

A titre informatif, le solde du compte apparait.

Saisissez un libellé ou utilisez CRTL E ou * pour reprendre l’intitulé du compte. Il est également possible d'activer Recopie automatique du libellé du tiers sur l'onglet paramétrage.

Indiquez ensuite les valeurs relatives à l'unité et aux axes analytiques si leur saisie est possible ou obligatoire.

Si la saisie d'unité ou d'une valeur analytique est obligatoire, vous ne pourrez pas valider votre écriture si les champs ne sont pas renseignés.

Saisissez le montant du HT. Appuyez sur Entrée ou Tabulation.

Par défaut, la case  calcul automatique est cochée. Les montants de la TVA et TTC se calculent alors automatiquement.

Cela n'est pas possible s'il s'agit d'un compte ayant une TVA taux confondu. Ce sera alors à vous de faire la saisie du montant de la TVA. Appuyez sur Entrée ou Tabulation pour que le montant TTC se calcule.

Vous pouvez générer une écriture type à partir de la saisie en cours. C'est à dire affecter à un compte tiers automatiquement un compte de charge ou de produit. Appuyez sur  Nouveau, puis choisissez Écriture type.

En complément des écritures types compta.com vous propose en premier lieu, les comptes les plus souvent utilisés pour votre compte tiers. Terminez la saisie par le bouton  Valider ou appuyez sur F12 ou CTRL S.

Masque d'écriture

Choisissez un journal et un tiers

Utilisez l'action Masques d'écritures ou CTRL B. Elle ouvre une fenêtre vous permettant de choisir l'un des masques d'écriture préalablement enregistrés.

S'affichent ensuite les éléments à renseigner : le libellé, la date (si vous ne l'avez pas saisie avant), la référence de la pièce et les montants associés à chaque compte pré-paramétré.

Terminez par Sauvegarder ou annulez. Vous serez redirigés vers la saisie de pièce.

Vérifiez l'écriture puis utilisez  Valider.

Saisie Relevé

En saisie des relevés, le journal de banque est proposé par défaut, si vous en avez plusieurs, vérifiez que vous êtes sur le journal souhaité.

Pour chaque compte bancaire est associé un compte comptable et un journal spécifique.

Le mois et l'année sont renseignés par défaut mais restent modifiables.

La saisie d'une pièce est possible. Choisissez, le cas échéant, une devise.

Saisissez le jour puis tapez les premiers chiffres du compte comptable ou une partie des lettres composant son nom. Choisissez le compte souhaité parmi ceux proposés, vérifiez ou saisissez le code de TVA.

Passez à la pièce puis au libellé. Tapez * pour récupérer le libellé courant. Indiquez éventuellement les valeurs analytiques et la quantité.

Enfin, saisissez le montant.

Si vous indiquez le montant TTC, appuyez sur CTRL  R ainsi les montants HT et de TVA sont calculés à partir de cette valeur.

Il n'est pas nécessaire de saisir la contrepartie dans le compte 512... correspondant, Compta.com va la générer automatiquement pour chaque opération dans le respect de la norme FEC.

En haut à droite, s'affichent les informations du relevé qui se constitue : total débit, total crédit, solde.

Terminez la saisie par le bouton  Valider ou appuyer sur F12.

Saisie Manuelle

Saisie manuelle

Utilisez cette interface pour enregistrer notamment des opérations diverses, car il n'existe pas ici d'écriture type.

Choisissez le journal. Saisissez la date (sans séparateur), passez au compte tapez les premiers chiffres ou lettres du compte. Vérifiez le code de TVA.

Renseignez ensuite la pièce, le libellé. Tapez * pour récupérer le libellé courant. Le cas échéant, remplissez les valeurs analytiques et la quantité.

Saisissez le montant (si vous indiquer le montant en TTC, appuyer sur CTRL R pour faire calculer le HT à partir de cette valeur).

En haut à droite, s'affichent les informations du total qui se constitue : total débit, total crédit et écart.

Terminez la saisie par le bouton  Valider ou appuyer sur F12.

En saisie manuelle, l’écriture doit être équilibrée par numéro de pièce. Il est possible de saisie "au kilomètre", c'est à dire que vous pouvez saisir plusieurs écritures à la suite sans valider entre chaque.
Le logiciel va alors générer une écriture par numéro de pièce, il est dont indispensable que les écritures soient équilibrées par numéros de pièces.

Si ce n'est pas le cas, le logiciel va afficher le message suivant "L'écriture doit être équilibrée. Le solde est de XXXX."


Copier / Coller

Pour accéder à ce type de saisie, tapez CTRL O. Une fenêtre s'affiche, vous permettant d'y intégrer votre écriture copiée depuis un tableur. Le format est similaire à celui attendu en saisie classique : date comptable (JJ/MM/AA)  / compte / libellé / débit / crédit. Chaque champ est séparé par une tabulation.

Collez vos lignes (CRTL V) puis utilisez Sauvegarder ou annulez.

Le détail des lignes s'affiche, vérifiez-les, complétez éventuellement les valeurs analytiques puis enregistrez l'écriture avec  Valider ou F12.

Paramétrage

Dans les paramètres globaux (communs aux trois onglets de saisie), la liste déroulante Type de saisie permet d’afficher la TVA de deux façons.

Si vous choisissez Détaillé, la TVA s’affiche sous la ligne du HT. Avec le type Compact la TVA s’affiche en colonne.

Si vous activez Bloque la saisie sur les champs obligatoires, Compta.com vous empêchera de passer au champ suivant tant que le champ obligatoire n'est pas renseigné.

Si vous souhaitez pouvoir modifier la date d'échéance en cours de saisie, activez Afficher la date d'échéance.

Si vous utilisez des devises étrangères, l'option Afficher le convertisseur en devises étrangères ajoutera une liste déroulante de choix de devise. Compta.com utilisera le taux de change en vigueur au moment de l'établissement de la pièce, et recalculera le montant en euros.

En cas de très nombreux comptes comptables, vous pouvez activer Recherche avec au minimum 2 caractères pour les tiers et 3 caractères pour les comptes. La liste déroulante ne sera donc affichée qu'après que vous ayez saisi le nombre minimal de caractères.

Si vous utilisez plus de 2000 comptes comptables, cette option de recherche sera obligatoire.


Pour la Saisie Manuelle uniquement, vous pourriez utiliser Sauvegarde automatique dès l'équilibre. Si elle est activée, l’écriture sera sauvegardée dès que son solde sera à 0.


Pour la Saisie Relevé uniquement, les options suivantes sont possibles :

  • Pointer l'écriture de banque à son enregistrement, elle permet de mettre automatiquement la date de pointage lors de l'enregistrement de l'écriture,
  • Recopier le libellé, elle permet de choisir dans la liste déroulante si le libellé doit être recopié
    • Sur la ligne suivante, le libellé de la ligne précédente est repris,
    • Du compte, le libellé du compte est utilisé
    • ou Non,
  • , elle permet de reprendre le numéro de pièce sur la ligne suivante,
  • Afficher la colonne cumul, elle permet d'avoir à l'écran une colonne de cumul.

Pour la Saisie Manuelle uniquement, l'option Recopie automatique du libellé du tiers permet d'éviter de ressaisir le nom du tiers (ex le fournisseur) à chaque fois.

Aide

Les raccourcis clavier sont les suivants :

RaccourciAction
F1Affiche l'aide
F8Permet de créer un nouveau compte (et une nouvelle fiche tiers si besoin)
F12 ou CTRL SSauvegarde votre écriture
CTRL +Ajoute une ligne
CTRL -Supprime une ligne
F6Copie le libellé de la ligne actuelle sur toutes les lignes
CTRL E ou * dans la colonne libelléRecopie l'intitulé du compte dans le libellé de la ligne
CTRL YCopie le champ de la ligne précédente
CTRL OCopier / Coller
CTRL RCalcule le HT à partir du montant TTC indiqué sur la ligne en cours
CTRL HCalcule la TVA en fonction du code ou du taux indiqué
CTRL , , Permet de se déplacer d'une case à une autre
F9 ou CTRL GEmmène sur la consultation du grand livre du compte actif pour l'exercice choisi
CTRL B

Applique un masque d'écriture

CTRL IInverse les montants
CTRL MTransfère l'écriture courante vers la saisie manuelle