Scan + saisie

Cette page n'est accessible qu'aux clients bénéficiant de la version Premium. Elle vous permet de saisir vos écritures comptables à partir de documents numérisés. Elle est, notamment, particulièrement adaptée à la saisie automatisée de factures d'achats.


L'écran d'accueil présente la liste des pièces numérisées en attente de saisie en écriture comptable. Elles sont, par défaut, triées de la plus récente à la plus ancienne (les en-têtes de colonnes permettent classiquement le tri par l'usage des boutons et ).


Dans la première colonne du tableau récapitulatif , vous retrouvez les icônes suivants :

IcôneDescription

La pièce est disponible pour comptabilisation, cliquez sur l’icône pour accéder à la comptabilisation.

La pièce est en cours de saisie par vous-même, elle est "verrouillée", elle ne peut pas être traitée par un autre utilisateur.

La pièce est en cours de saisie par un autre utilisateur, elle lui est "réservée", vous pouvez simplement visualiser la pièce, sans possibilité de modification.

Il est toutefois possible d'accéder à un document réservé, en cochant la case en bout de ligne  et en utilisant  Actions supplémentaires puis Libérer. C'est donc à nouveau le dossier  qui apparaît. Cela nécessite le droit administrateur workflow.

Cette liste contient 3 actions :

  • Voir l'historique : Ouvre une fenêtre listant les étapes franchies.
  • Classer : Ouvre une fenêtre permettant de classer la pièce dans le répertoire de votre choix du Document sans générer d'écriture comptable.
  • Dupliquer : Duplique la pièce (l'image et le nom du document)


Vous retrouvez ensuite l'étape, c'est la situation de la pièce dans le processus de comptabilisation. La colonne dossier indique le numéro de pièce. Le titre reprend le numéro de facture fournisseur en cas d'achat et le montant HT.

La colonne émetteur indique le nom prénom de l'utilisateur ayant transmis (scanné ou envoyé) la pièce numérisée.

Vous retrouvez ensuite le tiers et le montant HT de la facture si ceux-ci ont été identifiés à l'occasion de la numérisation du document ou de la saisie de l'écriture (cas d'une écriture enregistrée et non validée).

La colonne depuis indique la date de mise à disposition de la pièce numérisée.

Enfin, la case à cocher en bout de ligne, permet de choisir en cliquant  les lignes auxquelles imputer l'action choisie par  Actions supplémentaires. Vous pouvez soit libérer le document, c'est à dire le rendre à nouveau disponible pour tous les utilisateurs, soit le supprimer, cela nécessitera la saisie d'un commentaire pour indiquer la raison de sa suppression.

Via Actions supplémentaires, vous pouvez également :

  • Envoyer une facture par e-mail permet d'intégrer un ou plusieurs documents transmis en pièce jointe d'un mail.
  • Définir l'email pour l'envoi des factures vous permet de choisir l'adresse mail à laquelle les documents seront envoyés.


Depuis le bandeau supérieur, sont aussi possibles les actions :

  • Nouveau pour intégrer directement une ou plusieurs pièces
  • Rechercher pour trouver une ou plusieurs pièce selon la période, le tiers; le statut (en cours, terminé ou annulé), ...
  • Actualiser pour mettre à jour l'affichage

Historique - 12 mois

Cet onglet permet à l'utilisateur de visualiser les pièces qu'il a lui-même déposé. Si l'utilisateur à le rôle Comptabilise les pièces, il peut voir les pièces déposées par les autres utilisateurs.