Validation d'une facture

Sommaire :

Consulter la liste des factures à valider

Une fois la facture comptabilisée, elle est envoyée pour validation auprès d'un utilisateur.

Pour consulter la listes des factures à valider, l'utilisateur doit aller dans Compta > Saisie > Scan + Saisie.

La liste des factures se présente de cette manière :

Le bouton permet d'ouvrir une facture pour effectuer différentes actions décrites ci-dessous.
Le bouton permet de visualiser la facture sans quitter la liste.

Dans la colonne étape, plusieurs étapes sont possibles :

Etape	Description
Comptabilisation	La facture est en attente de comptabilisation. Cette étape est disponible uniquement pour les utilisateurs qui ont le rôle "Comptabilise les pièces".
Validation	La facture est en attente de votre validation.
Infos complémentaires	La facture vous a été adressée dans le cadre d'une demande d'informations complémentaires.
Litige	Vous avez marqué la facture comme étant en litige.

Ouvrir une facture

Pour ouvrir une facture, il faut cliquer sur le bouton .

Traiter une facture

Une fois la facture ouverte, l'écran suivant s'affiche :

Les actions possibles

Actions	Description
Valider une facture	Pour valider une facture il suffit de cliquer sur le bouton Valider ou Valider + suivant (cela ouvrira automatiquement la prochaine facture à valider). Après la validation, la facture sera soit envoyée auprès d'un autre valideur soit validée définitivement. Dans le cas d'une validation définitive, la facture passe de l'étape "Validation" à l'étape "Terminé" .
Renvoyer en saisie	Pour renvoyer une facture en saisie, il faut ajouter un commentaire dans l'onglet Commentaire puis cliquer sur sur Renvoyer en saisie. Cette action permet de retourner la facture à l'utilisateur en charge de sa comptabilisation pour qu'il puisse modifier l'écriture comptable ou supprimer définitivement la facture. L'écriture comptable sera alors supprimée ou annulée par une autre écriture si besoin et la facture passera de l'étape "Validation" à l'étape "Comptabilisation". Par la suite, si la facture est supprimée par l'utilisateur en charge de sa comptabilisation, la facture passera de l'étape "Comptabilisation" à l'étape "Annulé".
Mettre la facture en litige	Pour mettre une facture en litige, il faut cliquer sur Actions supplémentaires > Mettre en litige. Cette action permet de marquer un litige sur une facture. La facture va rester dans la liste des factures à valider par l'utilisateur mais son étape va passer de "Validation" à "Litige". Il est ainsi plus facile d'identifier les factures en litige avec un fournisseur. La valideur pourra ensuite refaire passer la facture de l'étape "Litige" à l'étape "Validation" afin de la valider ou de la refuser. Pour cela, il devra cliquer sur le bouton , ajouter un commentaire dans l'onglet Commentaire avant de cliquer sur Valider.
Faire une demande d'informations	Pour faire une demande d'informations, il faut cliquer sur Actions supplémentaires > Informations supplémentaires. Cette action permet d'envoyer la facture auprès d'un autre utilisateur du dossier que l'on va appeler destinataire afin d'avoir des informations complémentaires. Lors d'une demande d'informations, l'utilisateur peut ajouter un commentaire à l'attention du destinataire de cette demande. L'ajout de ce commentaire est fortement conseillé. La facture va alors apparaitre dans la liste des factures à valider du destinataire et passer de l'étape "En validation" à l'étape "Infos complémentaires". De plus, un email sera envoyé au destinataire pour l'informer qu'une demande d'informations lui a été adressée. Le destinataire devra aller dans Compta > Saisie > Scan + Saisie puis ouvrir la facture en cliquant sur le bouton . Il pourra alors ajouter un commentaire dans l'onglet Commentaire avant de cliquer sur Valider. La facture sera alors de nouveau envoyée à l'utilisateur à l'origine de la demande d'informations et la facture passera de l'étape "Infos complémentaires" à l'étape "Validation".
Ajouter un commentaire	Il est possible d'ajouter ou de consulter les commentaires dans l'onglet Commentaire.