Le dépôt d'un fichier

Suivez cette procédure pour déposer une facture à comptabiliser au format PDF ou image (TIFF, JPG, PNG, BMP).

Un fichier par facture

Un fichier ne doit comporter qu'une seule facture.

  • Si vous devez déposer 2 factures, il faut bien 2 fichiers car il s'agit de 2 pièces comptables différentes
  • Si une facture fait 2 pages, il faut faire un seul fichier car il s'agit de la même pièce comptable

Guide détaillé

  1. Pour intégrer une pièce numérisée (facture fournisseur au format pdf reçue par e-mail, par exemple), cliquez sur  Nouveau ou Transférer une pièce (depuis l'accueil du module Compta).

    La fenêtre suivante apparaît :

  2. Choisissez la nature parmi les valeurs proposées (achat, vente, note de frais, emprunt, ...).

  3. Indiquez éventuellement le numéro de pièce, il pourra être renseigné depuis l'écran de comptabilisation ou calculé automatiquement.

  4. Utilisez le commutateur pour indiquer si l'intégration du document doit se faire l'utilisation de l'OCR ou non. Cela n'est possible que pour les pièces de type achats. Si vous souhaitez activer la reconnaissance optique de caractères sur le document, il sera interprété par le logiciel de lecture. Toutes les informations reconnues (SIREN, date, montants ...) seront directement pré-renseignées dans la pièce à saisir. L'option doit avoir été activée dans le paramétrage du dossier.

    Seuls les fichiers au format PDF ou TIFF sont compatibles avec l'OCR.

  5. Si vous disposez d'une pièce au format PDF ou image (TIFF, JPG, PNG, BMP...), intégrez-la par glisser-déposer ou cliquez sur l'image pour sélectionner les fichiers. Si vous avez différents formats de fichiers, nous vous invitons à les intégrer séparément. Intégrer le même format de fichier par exécution.

    Le nom des documents ne doit comporter aucun caractère spécifique. Les caractères tels que €, & ou # empêchent l'intégration du document.

  6. Si vous utilisez de la comptabilité analytique, vous avez la possibilité de sélectionner la valeur analytique concernée par la facture. Dans le cadre d'une activité LMNP, sélectionnez le bien concerné par la facture.

  7. Pour valider votre saisie, cliquez sur le bouton Ajouter. Pour revenir à l'écran d'accueil, sans prendre en compte les informations saisie, cliquez sur le bouton Annuler.

  8. La ou les pièces apparaissent alors dans la liste des pièces numérisées (cette fonction peut prendre quelques secondes, en particulier si l'OCR est activée). Vous pouvez rafraichir l'écran par le bouton  Actualiser.

Articles connexes