Scan + saisie : Comptabilisation

C'est ici que vous finaliserez la saisie d'une écriture à partir d'une pièce numérisée. Pour détailler le fonctionnement, nous prendrons l'exemple d'une écriture d'achats. Le fonctionnement est similaire pour les autres types de pièces.

L'écran comporte cinq onglets :

  • L'onglet général permet la saisie de l'écriture de comptabilisation
  • L'onglet règlement permet la saisie de l'écriture de règlement
  • L'onglet image vous permet de visualiser le document lié
  • L'onglet commentaire permet la création et la consultation de notes associées
  • L'onglet historique liste les étapes intervenues sur le traitement du document.

Le bandeau supérieur regroupe les actions possibles.

Enregistrer permet de sauvegarder l'écriture en l'état. Elle n'est pas comptabilisée. Elle apparait toujours dans la liste des pièces à comptabiliser mais toutes les données saisies sont conservées.

Valider lance la comptabilisation de l'écriture. Le cas échéant un message d'avertissement ou d'erreur peut apparaître. Lorsque le document est comptabilisé, il disparait de la liste des pièces à comptabiliser mais peut être retrouvé via la recherche .

Valider + suivant engendre la comptabilisation de l'écriture et permet de passer directement à la pièce suivante.

Via Autres actions vous pouvez :

  • utiliser Envoyer à l'émetteur poser une question, demander une information à la personne qui a numérisée le document,
  • choisir le répertoire de destination de l'image dans le module Document via Classer
  • revenir à l'écran précédent avec Annuler, toute information non enregistrée sera perdue
  • détruire la pièce numérisée via Supprimer.

L'écriture de comptabilisation

Certains des champs de saisie peuvent avoir été pré-renseignés grâce à l'activation de la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) sur la pièce numérisée. Il s'agit de la date d'émission, du numéro de facture, du tiers, de la devise et des montants (HT, TVA et TTC).

Identification de la pièce

Dans le cadre d'identification de la pièce, vous retrouvez sa nature (achat, vente, ...) qui reste modifiable. Vous verrez ensuite sa date de réception sur compta.com et sa date d'émission. Elle peut être renseignée directement ou via le calendrier .

Sont ensuite présents les numéros de facture fournisseur (donnée facultative, sauf si le paramétrage du dossier la rend obligatoire) et de pièce qui reprend le nom du document numérisé.

Enfin, se trouve le champ Tiers. Lorsqu'un tiers a été reconnu, il est pré-renseigné et le champ est grisé. Il est toutefois possible de

  • sélectionner un autre tiers via la coche
  • créer un nouveau tiers avec 
  • modifier la fiche tiers avec le crayon 

Montant

Le cadre montant indique la devise qui peut être modifiée via la coche  et le taux de conversion qui lui est associé (montant pour 1 € dans la devise cible).

Ensuite, vous retrouvez les montants HT (en devise), TVA (en devise) et TTC (en devise).

Écriture de comptabilisation

Trois modes de saisie sont accessibles :

  • par écriture type
  • par écriture classique
  • par affectation du montant

Écriture type

Si le fournisseur possède une écriture type (ou que vous en avez paramétré une lors des étapes préliminaires à la comptabilisation), la saisie est proposée par défaut dans ce format.

Plusieurs comptes de charges sont proposés, il n'est pas obligatoire de remplir tous les champs. Seuls ceux pour lesquels un montant est renseigné seront pris en compte lors de l'application de l'écriture type.

Renseignez le cas échéant le libellé de l'écriture. Il sera par défaut composé du nom du tiers et du numéro de pièce. Ce format type peu être modifié dans le paramétrage de votre dossier.

Si le montant HT a été reconnu par l'OCR, il est proposé au débit du compte de charge. Il peut être modifié, dans ce cas, le montant TTC de la facture sera recalculé.

Cliquez sur le bouton Appliquer pour que l'écriture type soit prise en compte .

Le journal est renseigné selon la nature de la pièce. L'écriture est équilibrée avec le mouvement de contrepartie. Vérifiez-la et validez ou modifiez, complétez-la via l'écriture classique.

Terminez la comptabilisation par  Valider ou changez d'onglet pour saisir un règlement notamment.

Écriture classique

Si le fournisseur possède une écriture type, vous serez redirigé ici après son application.

Si le fournisseur ne possède pas d'écriture type, les mouvements sont à renseigner individuellement, comme en saisie classique.

Le journal est par défaut lié à la nature de la pièce. Il reste modifiable.

La date comptable repend de la date d'émission renseignée dans le cadre Identification de la pièce. Elle reste modifiable.

Vous pouvez cocher  libellé unique pour que le même libellé soit repris sur toutes les lignes.

Utilisez si besoin les assistants solder par compte tiers et enregistrer l'écriture type via les coches .

Après avoir choisi le tiers, commencez par la saisie du mouvement sur le compte de charges. Validez la ligne avec . Le code TVA associé (sauf taux confondus) permet la proposition automatique du mouvement sur le compte de TVA (445xxx). Validez  la ligne de TVA. Puis activez Solder par compte tiers (401xxx) via la coche , le montant TTC est proposé automatiquement pour produire une écriture équilibrée.

Utilisez enregistrer l'écriture type pour que les comptes de charges saisis soient systématiquement proposés pour ce fournisseur via l'écriture type.

Enfin, affichez le cadre autres assistants (en cliquant dessus) pour :

  • indiquer un pourcentage d'escompte, renseignez le pourcentage et appliquez par la coche 
  • utiliser un masque d'écriture, sélectionnez un masque dans la liste des masques d'écriture existants.
  • ou affecter une ventilation analytique via la coche , une fenêtre s'ouvre permettant le choix d'une valeur analytique pour chaque axe créé. Terminez avec Appliquer la ventilation ou annulez.

Le cadre mouvement à éditer fonctionne de manière similaire à la saisie classique. Choisissez le compte parmi la liste déroulante, en renseignant les premiers chiffres du numéro de compte ou une partie de son intitulé.

Cliquez sur  pour créer un nouveau compte et sur pour voir le détail des mouvements du compte pour l'exercice ouvert. 

Le code de TVA associé au compte apparait par défaut s'il est renseigné dans le paramétrage du compte. Il peut être modifié.

Ce paramétrage est modifiable individuellement ou massivement.

Le champ libellé est complété par défaut suivant le paramétrage de votre dossier. Le libellé du mouvement est modifiable pour chaque ligne.

Les montants au débit, au crédit ont été renseignés lors de votre saisie. Il s'agit du montant HT pour les mouvements sur comptes de charges (classe 6) ou de produits (classe 7), sauf s'il n'y a pas de TVA et du montant TTC pour les comptes tiers.

Validez la saisie du mouvement en cliquant sur  en bout de ligne ou annulez-la avec .

Vous pouvez aussi, comme en saisie classique, modifier , dupliquer  ou supprimer  une ligne.

Affectation du montant

Si vous utilisez ce type de saisie pour l'écriture de comptabilisation, vous retrouverez une présentation proche de la saisie de pièce en saisie avancée.

Vous aurez trois zones de saisie distinctes pour les montants HT, de TVA et TTC.

Les montants peuvent avoir été reconnu par l'OCR, vérifiez-les puis choisissez les comptes à utiliser.

Sinon, choisissez le compte d'affectation du montant HT (racine 6 ou 7), puis utilisez Appliquer la TVA. Les montants TVA et TTC seront calculés selon le taux de TVA associé au compte choisi.

Si aucun taux n'est associé ou qu'il s'agit d'un taux confondus, indiquez le montant et le compte pour la TVA.

Le compte pour le TTC est lié au choix du tiers.

Terminez par Appliquer. Vous reviendrez vers l'écriture classique.

Validez votre saisie  ou changez d'onglet pour indiquer les éléments du règlement.

L'écriture de règlement

Lorsque vous avez renseigné les éléments relatifs à l'écriture de comptabilisation, vous pouvez passer à l'onglet règlement.

Bon à payer

Par défaut, l'état sera Bon à payer. Si vous laissez cela ainsi, vous pourrez compléter les informations relatives :

  • à l'échéance, en saisissant la date directement ou via le calendrier 
  • et au mode de règlement, à choisir parmi les modes proposés.

Lorsque vous aurez validé  la comptabilisation, la facture d'achat apparaîtra sur votre échéancier (module Banque => échéancier, pour les dossiers en saisie avancée uniquement) onglet fournisseurs. Vous pourrez :

L'une de ces actions génèrera l'écriture de règlement, le pointage et le lettrage.

Déjà réglée

Si vous souhaiter générer directement une écriture de règlement, vous devrez utiliser l'état déjà réglée.

Des champs supplémentaires apparaîtront, en plus de la date d'échéance, vous devrez indiquer la date de paiement (à saisir directement ou via le calendrier ). Vous devrez choisir le journal de trésorerie qui sera utilisé pour cette écriture.

Sélectionnez, ensuite, le mode de règlement parmi la liste et indiquez le montant du règlement. Le règlement peut être partiel ou total.

Lorsque tous les champs sont complétés, cliquez sur la coche  pour générer l'écriture.

Les lignes apparaissent en dessous, vérifiez-les ou modifiez-les si besoin. Le fonctionnement est similaire à celui de la saisie classique et de l'écriture de comptabilisation.

Validez  ensuite votre comptabilisation.


En cas de règlement total, les deux écritures (de comptabilisation et de règlement) seront générées.

Le lettrage sera fait. Il ne restera qu'à pointer le règlement lors de la saisie des relevés.


Si vous avez fait un règlement partiel, le montant de l'écriture de comptabilisation sera supérieur à celui de celle de règlement.

Les deux écritures seront générées mais ne seront logiquement pas lettrées. Vous retrouverez les deux mouvements dans l'échéancier. Depuis cette page, vous pourrez sélectionner les deux mouvements (un positif et l'autre négatif) et faire régler pour enregistrer le règlement final, si vous payez en deux fois. Si vous êtes dans ce cas de figure, choisissez un règlement total et validez . L'écriture de règlement qui sera générée prendra en compte le montant restant à payer uniquement.

Les trois mouvements seront lettrés entre eux. Il vous restera à pointer les deux mouvements de règlement en saisie des relevés.

Litige

Enfin, vous pouvez depuis cet onglet indiquer un litige. Vous retrouverez les éléments relatifs à l'échéance et au mode de règlement.

Vous devrez ensuite indiquer le montant du litige et ajouter éventuellement un commentaire.

Lors de la validation  du document numérisé, deux écritures seront générées en compta. L'une reprendra le montant du litige et la seconde, le montant restant.

Vous retrouverez votre commentaire dans la note associée aux écritures.

Les deux lignes seront présentes dans votre échéancier fournisseur. Aucune écriture de règlement n'aura été générée. La ligne constituant le litige sera mise en évidence.






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