Écarts de caisse
La page d'écarts de caisse permet à la personne en charge de la comptabilité de demander un justificatif pour tous les comptes de sortie de caisse sur lesquels un écart est constaté.
L'accès à ce module est réservé aux collaborateurs comptables.
Côté comptable
Pour chaque compte de racine 58, la personne en charge de la comptabilité pourra choisir les mouvements non lettrés et les sélectionner via le . Le Montant de l'écart s'incrémente automatiquement.
Il faudra ensuite cliquer sur Demander un justificatif. Les mouvements seront masqués en attente de la justification. Ils seront visualisables en mettant afficher pour le champ Justificatif déjà demandé.
Pour tous les comptes de sortie de caisse, il faut cocher toutes les lignes nécessitant une précision et cliquer pour chaque compte sur Demander un justificatif.
Le fait de cliquer sur Demander un justificatif n'envoie aucune demande par de mail.
Finalisez l'envoi avec Envoyer la demande. Cela ouvre une fenêtre vous permettant de personnaliser le mail qui sera adressé.
Cette dernière étape est indispensable pour finaliser la demande. Si vous sortez de la page sans avoir envoyé la demande, les justificatifs demandés ne seront pas sauvegardés.
Côté client
Le destinataire désigné recevra donc un mail. Il devra cliquer sur le lien présent dans le corps du message. Aucune identification ne sera nécessaire.
Il pourra ainsi choisir parmi les propositions sous forme de liste déroulante pour justifier toutes les lignes d'écarts constatés. Les propositions correspondent aux intitulés paramétrés pour les comptes comptables renseignés comme visibles.
Pour qu'un compte soit visible ici, il est nécessaire d'avoir préalablement avoir coché visible sur le module écart de caisse dans le paramétrage du compte.
Le détail des mouvements reprend le type d'opération et son origine :
- Opération sur le relevé bancaire pour toutes les lignes provenant d'un journal de type trésorerie
- Opération sur la caisse pour toutes les lignes provenant d'un journal de type caisse en ligne
Seront également présents, la date et le montant signé. Ensuite, apparaît le montant de l'écart constaté. La dernière colonne permet le choix du compte qui sera utilisé pour justifier l'écart de solde.
Lorsqu'un compte a été choisi pour chaque écart demandé, le destinataire pourra Justifier les écarts. Cette action générera une écriture comptable qui équilibrera les mouvements. Le lettrage sera également réalisé simultanément.
Le journal qui sera utilisé pour cette écriture d'équilibrage est celui qui sert à la régularisation du lettrage. Il est paramétrable sur l'onglet Compta du paramétrage du dossier.