Document

Ce module n'est accessible qu'aux clients bénéficiant de la version Premium.

Par ce menu, vous avez accès à l'ensemble des pièces numérisées dans votre comptabilité.

La partie gauche de l'écran vous donne un visuel de l'évolution de votre stockage au cours des six derniers mois glissants.

La partie droite vous fourni des informations détaillées : le volume utilisé au regard des 500 Mo de base, le nombre de fichiers et l'organisation en répertoires.

Les 10 derniers documents sont présentés sous forme de liens hypertexte classés du plus récent au plus ancien.

Le clic sur le lien provoque l'affichage soit de la pièce en PDF, soit des éléments détaillés de la pièce (N° de facture, montant HT, date, montant TTC...).

Répertoires

La page Répertoires, vous présente la liste des dossiers parents et le nombre de documents présents. Utilisez les flèches pour afficher le détail des dossiers enfants.

Une fois positionné sur le dossier voulu, les fichiers présents sont listés sur la droite de l'écran. Avec le crayon , vous pouvez modifier les caractéristiques d'un document :

  • le répertoire, utilisez la coche ,
  •  le nom,
  • le type
  • le fichier lui-même (avec  Parcourir)
  • ainsi que les montants TTC, HT, la devise, ...

Ajoutez ou enlevez autant d'informations que vous le souhaitez avec et . Terminez par  Enregistrer ou  Annuler.

Vous pouvez également utiliser la poubelle  pour supprimer un document et l’œil afin de le visualiser.

Vous pouvez à tout moment rajouter des documents dans un répertoire en cliquant sur ou .

Cependant, vous ne pourrez pas effectuer cette manipulation avec le répertoire "Pièces comptables". Ce répertoire reprend automatiquement tous les documents traités dans les modules suivants :

  • Scan + saisie > Saisie validées
  • Social > Note de frais validées
  • Facturation > Facture validées

Voici le visuel que vous aurez sur ce répertoire :

Gestion des répertoires

Il est possible de déplacer massivement tous les documents d'un répertoire vers un autre. Pour cela, utilisez  Migration répertoire pièces comptables.

Vous pouvez également ajouter un  Nouveau répertoire. Choisissez son dossier parent avec la coche  et renseignez son nom puis  enregistrez ou  annulez. La remise à zéro du choix du répertoire se fait par un clic sur 

Par   Actions supplémentaires vous pouvez modifier ou supprimer un répertoire existant mais également imprimer ou télécharger tous les fichiers qu'il contient.

Gestion des documents

Il existe ensuite trois façons de déposer un document.

  • Si le document est déjà numérisé :
    • vous pouvez alors l'intégrer par le bouton  Nouveau document, choisissez le répertoire par , indiquez le nom du document, puis sélectionnez son type dans la liste déroulante, désignez enfin le fichier par le bouton  Parcourir,
    • vous pouvez opter pour un glissez - déposez ou même cliquer directement sur cette zone, choisissez votre fichier.

De cette manière, il est possible d'intégrer plusieurs documents simultanément.

  • Si le document est au format papier, utilisez  Numériser,

Si vous avez choisi un type de document, il est alors possible de l'indexer (pour une recherche plus rapide) grâce à la liste déroulante, précisez ensuite la valeur de l'index.

Il est possible d'ajouter un autre critère par le bouton , à droite du champ valeur. La suppression se fait grâce au bouton .

Recherche d'un document

Sur cette page, il est possible de faire une recherche détaillée sur un document ou une famille de documents.

Vous pouvez rechercher sur une partie du nom du document, sur son type : une liste déroulante vous propose les types possibles. Il vous est possible de concentrer la recherche sur un répertoire en particulier par la coche . L'arborescence de vos répertoires vous est proposée.

Une fois le répertoire choisi, vous pouvez choisir d'inclure les sous répertoires via la case à cocher .

La recherche est possible sur un champ en particulier, par exemple une pièce postérieure à une date donnée. Il existe 5 opérateurs possibles (<, <=, =, >=, >) à vous de saisir la valeur de comparaison. Plusieurs critères peuvent être ajoutés grâce au bouton , un critère peut être supprimé par le bouton .

La liste des champs est vide si aucun répertoire n'est choisi, ou si le répertoire choisi ne contient aucun document.

La recherche est déclenchée par  Appliquer, la remise à zéro des critères de recherche se fait à l'aide d'  Initialiser.
Lorsqu'une recherche a abouti une liste de documents apparait. Cliquez sur  en face d' un document pour le visualiser.

Télécharger vous permet de récupérer un dossier compressé comprenant les documents listés.



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