Devis / Facture

Écran d'accueil de la facturation

La page Devis/Facture vous permet d'accéder à l'ensemble des documents de type devis, bon de livraison ou facture réalisés auparavant pour :

  • les modifier,
  • changer leur état,

  • les supprimer (si cela est possible).

Le tableau présente l'ensemble des documents émis sur la période filtrée selon leur type. Naviguez d'un onglet à l'autre pour les visualiser.

Par défaut, apparait une période de six mois.

Vous pouvez  Modifier les filtres pour afficher une période différente, indiquez une date de début de période et/ ou une date de fin. 

Vous pouvez faire un tri par client, selon le classement ou encore rechercher par l'objet.

Il est également possible de cocher ou décocher pour filtrer selon l'état du document (Projet ou Comptabilisée pour une facture par exemple).

Cliquez sur  Appliquer pour rechercher selon vos critères ou  Initialiser pour revenir aux filtres par défaut.

Il est également possible de trier dans l'ordre croissant ou décroissant les lignes en cliquant sur l'entête de colonne correspondante au critère de tri.

Afin de créer un document à partir d'un écran de saisie vierge, cliquez sur  Nouveau en haut à droite, après avoir sélectionné le type de document, avec les onglets.

Actions possibles depuis le tableau

La première colonne vous permet de sélectionner via la case à cocher  tout ou partie des documents affichés puis d'utiliser les boutons d'actions présents en haut à droite de votre écran.

Dans la colonne suivante, vous pouvez cliquer sur l'un des icônes présents :

le crayon vous permet d'afficher les détails du document et offre la possibilité de le modifier,

  l’œil sert à visualiser un document qui n'est plus modifiable (facture comptabilisée, devis partiellement facturé)

Vous n'aurez que l'une ou l'autre des icônes soit le document est modifiable (devis brouillon, bon de livraison non livré, facture projet) soit il ne l'est pas


  la liste vous permet d'accéder aux fonctions :

      • Imprimer qui vous permet de télécharger le document au format pdf
      • Dupliquer afin d'obtenir un double du document, vous êtes directement redirigés vers la modification du document
Depuis l'onglet facture, vous pouvez dupliquer vers une facture projet ou dupliquer vers un devis.
      • Supprimer (si cela est possible)
      • Historique qui affiche le détail et l'heure des modification apportées.

La troisième colonne affiche la date du document (qui peut-être différente de sa date de saisie).

La suivante contient le nom du client. Vous pouvez cliquer sur pour accéder directement à la modification de la fiche tiers.

Vous trouvez ensuite l'objet, le numéro du devis initial (pour les bons de livraison et les factures), le numéro du document puis son état (brouillon, accepté, refusé, partiellement facturé, ...).

Pour les factures, une colonne supplémentaire est présente entre le numéro et l'état. Elle permet de savoir quelles factures sont payées. Si une coche  verte apparaît, la facture est réglée. Sinon, vous pouvez utiliser la loupe pour consulter le compte du tiers.

La colonne Note permet de visualiser les documents pour lesquels une annotation a été mentionnée. Si une note est saisie, l'icône  change de couleur. Vous pouvez Lire la note en cliquant dessus.

La colonne Envoyé permet de savoir quels documents ont été envoyés aux clients.

  • Si l'icône  apparaît le devis n'a pas été envoyé. Vous pouvez l'envoyer par email directement en cliquant sur l'enveloppe.
  • Si c'est une coche  alors il a été envoyé. En passant sur la coche, une infobulle apparaît permettant de connaître les détails de l'envoi.
  • Vous avez la possibilité de le marquer comme Envoyé, pour cela il suffit de sélectionner le ou les devis et de cliquer sur Marquer comme envoyé dans Actions supplémentaires.
  • Sachez que vous pouvez également faire l'inverse en cliquant sur Marquer comme non envoyé.

Le bouton rouge Personnaliser permet de choisir les informations que l'on souhaite faire apparaître dans le tableau situé dessous.

Enfin, les deux dernières colonnes présentent les montants HT et TTC.

Actions possibles depuis l'écran d'accueil

Lorsqu'une ou plusieurs lignes sont cochées , des actions sont directement accessibles depuis l'écran d'accueil en cliquant sur les boutons d'action en haut de votre écran.  Les boutons ne sont accessibles que si l'opération demandée est réalisable.

Fusionner

Lorsque le statut des devis et bons de livraison le permet, il est possible de fusionner plusieurs lignes en un nouveau document. Les informations sont modifiables comme les documents initiaux.

En cas de destinataires différents, le nouveau document retiendra le destinataire du premier de la liste sélectionnée. Il peut être ensuite modifié.

Avant de procéder à la fusion, il est conseillé de cocher les cases suivantes 

  • Séparer les lignes de la nouvelle entité par un commentaire, le nouveau document reprendra les produits de chaque devis en les séparant par un commentaire indiquant l'entité d'origine
  • Supprimer les entités après fusion, seul un document restera, celui qui vient d'être créé, les entités d'origine seront supprimées, cela évite la création de doublons.

Actions supplémentaires

Plusieurs actions peuvent être lancées directement sans afficher le détail du document.

Envoyer par email, elle envoie un courriel à l'adresse mail précisée au niveau de la fiche du client. Cet email contient un texte de présentation du document et le devis en pièce jointe. Ce texte est modifiable, de même que la présentation de l'email. Il est également transmis en copie à l'émetteur. En cas d'erreur, l'émetteur reçoit un courriel indiquant que le document n'est pas pas parvenu au destinataire.

Imprimer, cette action produit le document sous format pdf. Il s'affiche automatiquement dans une page supplémentaire du navigateur Internet utilisé pour accéder à Compta.com. Il est ensuite possible d'imprimer ce document en utilisant les fonctions d'impression du navigateur.

Marquer comme envoyé vous sert à marquer le document comme envoyé (en cas d'envoi manuel). S'il est envoyé par mail, la coche sera déjà présente.

Marque comme non envoyé vous permet de mentionner un document (devis, facture, bon de livraison) comme non envoyé.

Télécharger vous envoie un email avec un fichier joint de type .csv,  consultable avec un tableur et/ou un éditeur de texte (OpenOffice Calc, Excel, Bloc-Note, Notepad ++, etc), qui contient les informations présentes dans vos documents.

Pour une facture comptabilisée, vous trouverez également les actions :

Relancer par courrier qui permet de générer un courrier de relance personnalisable en format pdf,

Relancer par email qui envoie un courriel au client résumant sa situation et une copie de la facture. Vous pouvez gérer vos relances depuis l'échéancier (module Banque)

Refaire l'écriture à n'utiliser que pour reproduire l'écriture en comptabilité si elle a été supprimée par erreur notamment.

Pour le cas d'une entreprise de services à la personne, si vous avez le droit nécessaire, en sélectionnant toutes les factures d'un client sur une période donnée, vous aurez également :

Imprimer les attestations qui vous permet de télécharger une attestation fiscale services à la personne pour l'année filtrée. Le modèle est personnalisable.

Les factures doivent être réglées pour que les montants soient pris en compte.

Changer l'état en 

Pour changer l'état d'un document, vous devez cliquer sur la case à cocher  en tête du document concerné, puis sur l'action Changer l'état en. Choisissez ensuite parmi les choix possibles. Le changement d'état dans cet écran n'est possible qu'en conservant le même type de document. Pour un devis, les états peuvent être brouillon, envoyé, accepté, refusé ou modèle. Pour un bon de livraison, les états disponibles sont non livré ou livré.

Si vous souhaitez passer un devis en bon de livraison ou en facture, il est nécessaire de passer dans l'écran de détail du document en cliquant sur le crayon et cliquer sur le bouton Transformer en.

Nouveau

Après avoir choisi le type de document à créer en cliquant dans l'onglet bleu en haut à gauche (devis, bon de livraison ou facture), cliquez sur  Nouveau en haut à droite. Le processus le plus courant est de démarrer par un devis, mais il est possible d'aller directement à la facture sans passer par le devis et le bon de livraison.

Actualiser

Permet de mettre à jour l'affichage du tableau.

Auto-facturation

Dans le cas particulier de l'auto-facturation, vous verrez apparaître un onglet supplémentaire vous permettant d'établir les factures destinées à vos fournisseurs.

Pour le fonctionnement, reportez-vous à celui de la facturation clients.