Devis

Cet écran permet de créer et de modifier un devis. Il peut être découpé en deux au trois onglets :

  • Identité pour saisir les informations du devis
  • Détail (si vous choisissez cette option pour renseigner les lignes relatives aux produits(
  • Échéancier à utiliser en cas de facturation échelonnée

Vous arrivez sur cette page pour créer un devis après l'action Nouveau ou pour modifier, transformer un devis existant depuis modifier ou consulter .

Actions possibles

Les actions sont présentes sur le bandeau supérieur.

Enregistrer

Lorsque votre devis est terminé, ou que vous souhaitez sauvegarder votre travail pour y revenir plus tard, il vous suffit de cliquer sur  Enregistrer. Le message " Votre document a été sauvegardé avec succès" apparaît.

Vous pourrez reprendre immédiatement votre travail en cliquant dans n'importe quel champ ou zone de travail.

Si vous n'enregistrez pas avant de changer de page, toutes les informations saisies seront perdues. Mais vous pouvez changer d'onglet librement.

Note 

L'action  Note vous permet de saisir des commentaires associés au document en cours. En cliquant dessus, une fenêtre apparaît et vous permet d'associer au document du texte, des images, des liens hypertexte ou Internet.  Les données entrées dans cette fenêtre n'apparaissent sur aucun autre document par défaut. Il ne s'agit ici que d'informations que l'utilisateur souhaite conserver pour lui, associé au document en cours.

Vous pourrez néanmoins la faire apparaitre sur votre document personnalisé à l'aide du champ : Facture.Note

Lorsque l’icône Note apparaît en noir, cela veut dire qu'une note a déjà été saisie. Il suffit de cliquer sur l’icône pour la voir apparaître.

Transformer en

L'action Transformer en permet de transformer le type du document en cours.

Les transformations possibles suivent la logique suivante : Devis > Bon de Livraison > Facture Projet > Facture.  

Vous pouvez vous dispenser d'une ou plusieurs étapes.

Nous vous conseillons à minima de passer par le stade Facture Projet pour vérifier toutes les données avant le passage en Facture.

Vous pouvez aussi transformer en facture périodique.

L’icône Message

L’icône message permet d'envoyer un courriel au client avec son devis joint. Pour cela, vous devez avoir renseigné son courriel sur la fiche tiers. A défaut, vous devrez le renseigner.

En cliquant sur cette icône, une fenêtre s'ouvre permettant d'indiquer :

  • L'adresse internet du ou des destinataires, ainsi que celles des personnes qui recevront une copie du courriel,
  • L'objet du courriel, par défaut, le texte est composé du nom de la société, du type et du numéro du document envoyé, il peut être modifié,
  • Le corps du texte qui permet d'écrire et mettre en page n'importe quel type d'information, par défaut, un message apparaît. Il peut être modifié manuellement ou personnalisé.

Une copie du document imprimé est transmis en pièce jointe en format PDF. 

Adresse de l'expéditeur

L'adresse e-mail utilisée est l'adresse noreply@compta.com. Il n'est pas possible de modifier cette adresse simplement si le destinataire utilise la fonction "Répondre" alors l’e-mail sera automatiquement redirigé vers l'adresse e-mail de l'utilisateur qui a envoyé le devis, le bon de livraison ou la facture.

L’icône Imprimer

Cette icône vous permet de visualiser le document émis au format PDF.

Elle n'est disponible qu'après l'enregistrement du devis.

Si le document ne vous convient pas, modifiez votre devis ou votre modèle.

Le bouton Fermer

Ce bouton ferme l'écran de détail et revient à l'écran d'accueil.

L'action  Fermer ne sauvegarde pas les données modifiées depuis la dernière action   Enregistrer. Ces modifications seront perdues.

Onglet Identité

Plusieurs cadres contiennent les champs à renseigner.

Identification

Indiquez ici l'objet du devis, cette information est facultative. Elle sera reportée sur le document transmis au client.

Par défaut le commutateur avoir est en position Non. Mettez-le en position Oui, uniquement si vous voulez créer un devis d'avoir qui permet de vérifier tous les termes de cet avoir avant son passage en comptabilité.

La devise par défaut est la devise de la comptabilité (Euro). Vous pouvez utiliser une autre devise en cliquant sur la coche  en bout de ligne. Une liste des devises répertoriées est alors proposée. Cliquez sur la devise désirée.

Le choix de la devise n'est proposé que si l'option Devises étrangères est activée.
Le cours d'une devise est accessible en cliquant sur l’œil en bout de ligne ou sur Voir le taux de change d'une monnaie.

Le numéro de devis est incrémenté automatiquement en fonction du dernier devis créé. Seul le numéro du premier devis peut être déterminé par l'utilisateur dans le paramétrage. À partir du second, la numération est automatique.

La date du document est par défaut mise à la date du jour. Vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône calendrier et en choisissant une nouvelle date ou en saisissant directement la date souhaitée sous la forme JJ/MM/AA.

L'état (brouillon, partiellement facturé, totalement facturé,...) est renseigné automatiquement.

Client

Le type de tiers facturé permet de préciser s'il s'agit d'un client, d'un membre du personnel ou d'un tiers divers. En fonction de ce choix, le titre des champs suivants diffère, mais la logique reste la même.

Le champ client permet de choisir le nom du client auquel est destiné le document. Tapez la ou les premières lettres du nom du client pour le faire apparaître dans un menu déroulant. Cliquez sur le nom souhaité. Le compte comptable est incrémenté automatiquement.

S'il s'agit d'un compte collectif (commutateur à oui), les champs nom, prénom, adresse et courriel apparaîtront également. Cela est à privilégier pour des clients ponctuels, selon votre secteur d'activité.

Si le client n'existe pas encore, créez-le directement en cliquant sur .  

Il est préférable de connaître les informations comptables de ce client au moment de la création pour compléter autant que possible les informations demandées.

Terminez par Enregistrer ou Annuler.

La création d'un client est également accessible au travers des menus Facturation => Paramétrage => Client et Paramétrage => Tiers => Clients.

Si vous utilisez plusieurs niveaux de prix, il est préférable d'avoir créé le client avant de faire votre devis afin que le bon prix lui soit associé. Sinon, c'est le prix A qui est choisi, par défaut.

La création d'une fiche tiers nécessite la création d'un compte comptable associé. Cette création est directement possible grâce à l'icône  du cadre Comptabilité.

Une fiche client = une compte comptable spécifique

Attestation de TVA

Ce champ apparaît lorsque le code APE de l'entreprise le nécessite. Cela concerne principalement les entreprises du BTP.

Un menu déroulant permet de choisir une attestation à transmettre avec le devis à partir d'une liste déterminée de documents. Ces attestations sont généralement les attestations fournies par l'autorité fiscale.

Paramètres

Vous pouvez ici choisir votre modèle d'impression de devis. Un modèle est disponible par défaut mais il est personnalisable. Si vous le souhaitez, vous pouvez créer plusieurs modèles.

La liste des modèles d'impression n'est disponible qu'après avoir choisi le destinataire du document. Elle est liée à la langue du tiers.

Le commutateur TVA permet de prendre en compte ou non la TVA au niveau du calcul du devis.

Le commutateur remise rajoute une colonne permettant de définir un taux de remise pour chaque ligne de devis.

Pour une remise globale, utilisez plutôt un produit remise. Vous créez le produit remise. Puis, sur l'écran de création du devis, vous saisissez tous vos produits. Puis, vous affichez un sous-total.

Enfin, vous ajoutez votre remise. Vous devez mettre une quantité de -1 et faire votre calcul dans la cellule PU (sous total * pourcentage de remise).

Le commutateur TVA auto-liquidée concerne le cas particulier d'un devis avec une auto-liquidation de la TVA (inversion du redevable de la TVA). Ceci peut être le cas dans le cadre d'une sous-traitance.

Le mode de calcul permet, au travers de son menu déroulant, de choisir le mode de saisie des prix, hors taxes (HT) ou toutes taxes comprises (TTC), si la saisie en TTC est activée.
Si le premier produit de devis ou de la facture à un prix TTC sur sa fiche (Facturation > Produits > Liste des produits), alors le mode de calcul est automatiquement "Calcul à partir du TTC".

Champs personnalisés

Un cadre champs personnalisés apparaît lorsque des champs supplémentaires ont été paramétrés. Ces informations peuvent apparaître à l'impression si le modèle a été préalablement personnalisé.

Tableau de saisie des lignes du devis ou onglet Détail

Le tableau permet de saisir le devis ligne à ligne. Sur chaque ligne, vous pouvez indiquer le produit, un libellé associé, la quantité, l'unité et le prix unitaire HT ou TTC. Les prix totaux HT et TTC sont calculés automatiquement.

Vous pouvez rajouter une ligne de commentaire et des lignes de sous-totaux. Pour ajouter une ligne de devis, utilisez l’icône  en bout de ligne.

En cliquant sur l'icône  de la ligne d'en-tête, vous ajoutez une ligne en début du devis. En utilisant, celle présente sur la ligne de total, vous ajoutez une ligne à la fin du devis.

Les icônes permettent d'insérer une ligne de commentaire, Et celles insèrent une ligne de sous-total qui additionne les valeurs depuis la première ligne ou la dernière ligne de sous-total. De la même manière, elles sont présentes en haut et en bas du tableau.

L’icône  située au bout de chaque ligne de produit, duplique la ligne correspondante en-dessous de la ligne courante. L’Icône  supprime la ligne.

Vous pouvez repositionner toutes les lignes en les cliquant-glissant à l'emplacement désiré du devis.

Choix d'un Produit

Pour pouvoir indiquer un produit, il est nécessaire de le choisir parmi la liste des produits présents. Dans la cellule produit, cliquez sur sélectionnez un produit, renseignez une partie de l'intitulé du code ou libellé du produit et sélectionnez le dans la liste déroulante filtrée.

Il est obligatoire d'avoir créé auparavant le produit dans le menu Facturation => Produit pour pouvoir l'indiquer sur un devis.

Lorsque vous avez créé vos produits, vous avez pu définir un taux de TVA. Si c'est le cas, il s'affiche automatiquement en dessous du nom du produit. Il est possible de le modifier et/ou le renseigner en cliquant sur le bouton à droite et en choisissant un autre taux de TVA applicable.

Pour qu'un code de TVA soit proposé, il est nécessaire d'avoir renseigné un régime de TVA.

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi renseigner une des valeurs proposées pour l'axe analytique associé au produit.

Libellé

La saisie des libellés est libre, lorsque le choix du produit est réalisé, un libellé par défaut issu de la définition du produit apparaît. vous pouvez le modifier ou le supprimer.

Plusieurs lignes sont disponibles.

Quantité (Q)

Saisissez la quantité correspondante au produit choisi. Elle sera multipliée par le prix unitaire pour donner le prix total de la ligne.

Pour déduire un acompte ou faire une remise, mettez une quantité négative : -1.

Unité

Vous pouvez définir des unités. L'unité associée au produit lors de sa création apparaît automatiquement. Elle peut-être modifiée.

Prix unitaire (PU)

Le prix unitaire indiqué sur la fiche produit apparaît automatiquement. Vous pouvez en changer. Dans ce cas, seul le devis en cours sera impacté par le changement de prix.

Si le prix doit changer pour tous les devis à venir, il faut modifier sur la fiche produit ou via la modification des prix.

Un produit peut avoir trois prix différents suivant les tarifs (A, B et C).  Le tarif associé à un client se trouve dans le paramétrage du client (catégorie de prix). Pour activer cette possibilité, il est nécessaire de l'avoir indiqué auparavant dans l'option niveau de prix.

Prix HT et TTC

Ces prix se calculent automatiquement en fonction de la quantité, du prix unitaire et du mode de calcul (HT ou TTC). Il n'est pas possible de les modifier sans agir sur ces trois informations.


Onglet Échéancier

Cet onglet n'est activé que si l'on souhaite associer un échéancier de facturation au document en cours. Pour accéder aux informations, cliquez sur le commutateur pour l'utiliser.

Vous devrez renseigner :

  • la date de la première échéance, écrivez la date du premier paiement attendu sous la forme JJ/MM/AA ou choisissez la date via le calendrier ,
  • le nombre d'échéances, indiquez en chiffres le nombre d'échéances prévues,
  • la périodicité, choisissez dans le menu déroulant la périodicité des dates de paiement, de quotidienne à annuelle.
  • le modèle d'impression, déterminez le modèle à utiliser pour la correspondance. Ces modèles sont paramétrables dans l'écran Facturation => Paramétrage => Modèle d'impression => onglet Autre.

Selon les informations saisies, un tableau à mis à jour. Il permet de visualiser les dates et les montants de chaque échéance. vous pourrez les modifier manuellement. L'information reste permet de vérifier que la somme des échéances correspond bien au montant du devis. Le reste à payer est mis à jour en fonction des paiements déjà réalisés et enregistrés.