Création / Modification d'une facture

Les factures

Le processus le plus simple est de transformer un devis ou un bon de livraison en facture. L'état des factures peut être : Projet et Comptabilisé. Il est mis à jour en fonction des actions réalisées sur la facture.

Le passage en facture est définitif, conformément aux obligations légales. Aucune information du document ne pourra plus être modifiée par la suite.

La transformation en facture génère les écritures comptables automatiquement. Il se fait en appuyant sur l'action transformer en facture. Un avertissement alerte du caractère définitif de votre action.

Utilisez la facture projet pour vérifier tous les éléments de la facture avant de changer l'état du document en facture.

Lors du passage d'un devis ou d'un bon de livraison en facture ou en facture projet, les éléments à renseigner sont identiques à ceux demandés pour le bon de livraison.

Il est cependant possible de créer une facture à partir d'un document vierge. Dans ce cas, le document possède l'état facture projet par défaut.

Par rapport à une saisie de devis, les éléments suivants sont ajoutés après la désignation du tiers :

  • mode de paiement, à choisir parmi la liste déroulante. Par défaut, le mode de paiement indiqué est celui précisé dans la fiche d'informations associée au client. Le cas échéant, en fonction du type, de nouveaux champs peuvent apparaître (par exemple le compte bancaire pour un virement).
  • échéance du règlement, saisissez la date ou utilisez le calendrier . Par défaut, la date d'échéance est calculée à partir des informations associées au client.

Actions possibles

L'icône  Enregistrer doit être utilisée avant tout changement de page afin de ne pas perdre votre saisie. Elle n'apparaît que pour les factures projet.

Vous pouvez mentionner une note relative à la facture via .

Transformer en facture apparaît pour les factures projet. Vérifiez l'objet, la date d'émission de la facture (qui doit être supérieure ou égale à la dernière facture émise), le mode de paiement, la date d'échéance et le modèle d'impression. Le journal apparaît selon le paramétrage de votre dossier. Vous pouvez enfin utiliser le commutateur pour renseigner une retenue de garantie. Une fois vos vérifications faites,  Validez ou  Annulez.

Si une erreur survient, reportez-vous ici.

L’icône  permet l'envoi de la facture par mail s'il est renseigné sur la fiche du client.

Utilisez  pour visualiser le document tel qu'il sera généré.

Pour une facture projet, le document n'a pas de numéro et PROJET apparaît en filigrane.

Fermer vous permet de quitter la création, modification de la facture.

Faire un avoir pour annuler une facture existante

Si vous souhaitez annuler une facture comptabilisée, vous devez faire un avoir. Pour cela, vous devez repartir de votre facture.

Sur la ligne correspondante à la facture concernée, cliquez sur  puis Dupliquer en facture projet. Une nouvelle facture projet apparaît.

Cliquez sur  dans la colonne actions, sur la ligne correspondante à la facture projet. Vous arrivez sur l'écran de modification.

En premier lieu, mettez Avoir à Oui grâce au commutateur : 

Il est n'est pas nécessaire de toucher aux produits. Laissez la quantité et le prix unitaire tels quels.

Puis  enregistrez et transformez en facture après vérification. L'avoir est créé. Son montant sera directement négatif.

Dupliquer une facture pour la modifier

Si vous souhaitez modifier une facture comptabilisée, vous devez faire un avoir puis faire une nouvelle facture. Pour cela, vous devez repartir de votre facture.

Sur la ligne correspondante à la facture concernée, cliquez sur  puis Dupliquer en facture projet. Une nouvelle facture projet apparaît.

Cliquez sur le crayon dans la colonne actions, sur la ligne correspondante à la facture projet. Vous arrivez sur l'écran de modification.

Faites vos modifications puis  enregistrez et transformez en facture après vérification.

N'hésitez pas à  visualiser la facture projet pour contrôler l'exactitude des informations.