Tableaux synchronisés

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Cette option offre des possibilités très puissantes en permettant de télécharger trois fichiers Excel contenant :

  • un tableau de bord de gestion,
  • les soldes intermédiaires de gestion,
  • et le bilan-compte de résultat. 

Les fichiers Excel sont directement liés à la base de données Compta.com et se mettent à jour automatiquement en tenant compte des dernières données saisies. Un seul téléchargement suffit; les fichiers Excel déjà présents sur votre ordinateur se mettent à jour automatiquement lors de leur nouvelle ouverture (procédure de connexion).

Ces fichiers contiennent également des macro instructions qui permettent de construire soi-même, ou avec l'aide d'un développeur Excel, de nouveaux tableaux de bord directement connectés à la base de données Compta.com.

L'utilisation d'autres tableurs qu'Excel n'est pas recommandée du fait de la présence de macro-instructions propres à ce logiciel.

La clé du dossier à recopier dans le tableau (onglet "ident") est la clé codée correspondant au dossier courant. Cette clé est unique par dossier. Lors du téléchargement du fichier Excel, cette clé est déjà présente dans l'onglet "ident" et n'a pas besoin d'être saisie. Dans le cas d'un tableau de bord concernant plusieurs dossiers, il est cependant nécessaire de l'indiquer dans l'onglet "Ident" en face du dossier correspondant (dossier 2, 3 ou 4).

Le cadre "Téléchargement des tableaux synchronisés" propose trois options correspondant aux trois tableaux disponibles au téléchargement. Il suffit de cliquer sur un des trois noms de fichiers Excel pour déclencher le téléchargement. Le cadre suivant s'affiche :

Cliquez sur le bouton "Ok" pour ouvrir directement le fichier avec votre logiciel Excel. Si vous souhaitez simplement enregistrer le fichier sans l'ouvrir, choisissez l'option "enregistrer le fichier".

Lors de l'ouverture sous Excel de ces fichiers, vous devez activer la modification puis activer le contenu et ensuite vous identifier (avec les mêmes identifiant et mot de passe que Compta.com). Ensuite les informations sont mises à jour. C'est une sécurité qui empêche l'accès aux informations si l'utilisateur n'a pas les droits sur le dossier.

Fichier Tableau de Bord de Gestion 

Le fichier Excel "Tableau de Bord" contient 9 onglets. 

Onglet "Ident" : 

Cet onglet permet de préciser certains paramètres valables pour l'ensemble des onglets :

Nom du dossier : par défaut, figure le code du dossier Compta.com à partir duquel a été chargé le fichier Excel. Si vous souhaitez travailler sur plusieurs dossiers en même temps, il est possible de les nommer et d'indiquer la clé correspondante. Cette dernière est indiquée dans le cadre brun de l'option Gestion > Tableau de bord Excel (voir plus haut) du dossier correspondant. Le code des différents dossiers utilisés dans les macros instructions est paramétrable et saisi à gauche de la clé. 

Périodes : le tableau suivant permet de paramétrer les périodes suivies dans les différents onglets. La période référence est en général la période comptable complète. Les périodes objectif et analysée sont souvent l'année en cours. Le nombre de mois à saisir correspond à la saisie des données budgétaires (utilisation facultative).

Exemple : ce cadre est très utile lorsque l'on veut construire soi-même son tableau de bord. Grâce aux macro-instructions développées dans ce fichier Excel, il est possible de rechercher et d'importer automatiquement des données issues de la base de données compta.com à l'aide des appels de fonction suivants :

  • =solde(NumCompte; Date) donne le solde du compte (ou la racine du compte) à la date indiquée en paramètre. Attention à la longueur des numéros de compte paramétrée dans Compta.com.
  • =soldeDossier(NumCompte; Date; CodeDossier) donne le solde du compte (ou la racine du compte) à la date indiquée pour le dossier passé en paramètre. En cas de dossier unique, le résultat est identique à l'appel de fonction précédent.
  • =soldeAnalytique(NumCompte; Date; Axe;Valeur) donne le solde du compte analytique (ou la racine du compte) à la date indiquée pour l'axe analytique et la valeur passés en paramètre. 
  • =soldeAnalytiqueDossier(NumCompte; Date; Axe;Valeur; CodeDossier) donne le solde du compte analytique (ou la racine du compte) à la date indiquée pour l'axe analytique, la valeur et le dossier passés en paramètre. 
  • =soldeQuantité(NumCompte; Date; unité) donne le solde du compte (ou la racine du compte) à la date et l'unité indiquées en paramètre.

Les colonnes Racines, Date, Dossier, Axe/Unité, Valeur peuvent être renseignées pour faire vérifier la valeur du solde. Le contenu des cellules de la colonne Solde permettent de comprendre l'écriture paramétrée de tous ces appels de fonctions et d'éventuellement les réutiliser dans de nouveaux tableaux de suivi à créer dans de nouveaux onglets.

Onglet "Résult" 

Cet onglet donne un tableau très synthétique dont les valeurs sont issues des autres onglets.

Les colonnes bleues et rouges sont alimentées automatiquement à partir des données présentes dans la base de données Compt.com (au travers des autres onglets).

Les valeurs de la colonne vertes sont calculées à partir des données prévisionnelles saisies dans les autres onglets de ce fichier Excel. (sur l'illustration ci-dessus, les données 2018 n'ont pas été saisies).

Onglet "Graph CA"

Cet onglet donne l'évolution du chiffre d'affaires des deux années paramétrées ainsi que les prévisions saisies dans l'onglet "CA".

Une représentation graphique en histogramme donne les valeurs mensuelles; une seconde en courbe donne l'évolution des chiffres d'affaires cumulés.

Onglet "Verif-result"

il est possible grâce cet onglet de vérifier la cohérence entre les données présentes dans le tableaux Excel et les données de la base de données Compta.com. Toute valeur du tableau "écart" différente de zéro doit attirer votre attention, prouvant une divergence entre les tableaux de suivi excel et la base de données.

Onglet "CA" 

Les tableaux donnent la décomposition du chiffre d'affaires, suivant les racines de compte 701 à 709, des deux années paramétrées ainsi que les prévisions saisies(tableau vert) et leurs écarts avec le réalisé (tableau jaune). Seules les données de détail du tableau vert sont à saisir.

Onglet "Autres produits"

La struture est identique à celle de l'onglet CA. Les données concernent les valeurs des comptes dont les racines vont de 71 à 79.

Onglet "Salaires"

La struture est identique à celle de l'onglet CA. Les données concernent les valeurs des comptes dont les racines sont 641 et de 644 à 648.

Onglet "Achats"

La struture est identique à celle de l'onglet CA. Les données concernent les valeurs des comptes dont les racines vont de 601 à 609.

Onglet "Autres charges"

La struture est identique à celle de l'onglet CA. Les données concernent les valeurs des comptes dont les racines vont de 61 à 69.

Fichier SIG 

Le fichier Excel "SIG" contient 13 onglets :

  • un d'identification dont le principe est identique à celui du tableau de bord de gestion (voir plus haut). Seule l'année de suivi est à indiquer.
  • une synthèse graphique donnant l'activité et l'excédent brut d'exploitation "EBE".
  • deux tableaux de synthèse en valeurs mensuelles et en valeurs cumulées.
  • un tableau de vérification des écarts (classe 6 et 7).
  • huit tableaux de détails des différents soldes intermédiaire de gestion.

Fichier Bilan

Le fichier Excel "Bilan" contient 4 onglets :

  • Les deux premiers concerne le bilan : Actif et Passif
  • Les deux suivants donnent le compte de résultat.

Version du fichier avec analytique : Bilan Analytique.xlsm

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