Tiers / Clients (racines 410, 411, 412 et 416)

L'écran de gestion des tiers se présente ainsi :

Il est similaire quel que soit le type de tiers concerné.


Cette page-ci présente l'ensemble de vos fiches clients.

Chaque fiche est associée à un compte comptable qui lui est spécifique.


Vous pouvez également les retrouver depuis le menu Facturation => Paramétrage => Client.


Par défaut, vous ne verrez aucun client. Utilisez Tous pour voir la liste des clients dans sa globalité ou privilégiez la recherche alphabétique.

Les filtres de recherche permettent de retrouver un tiers en saisissant une séquence de caractères. Tapez les caractères souhaités, puis appuyez sur  Appliquer.

Pensez à cliquer sur  Initialiser pour pouvoir de nouveau utiliser une recherche alphabétique.

Vous pouvez rechercher d'anciens comptes tiers en cochant la case  Tiers supprimés.

Créer un nouveau client, modifier un client existant

Appuyez sur  Nouveau pour créer un tiers et sur le crayon pour modifier ou consulter sa fiche sur la ligne concernée.

Dans la partie Identité, renseignez à minima son nom et  sa langue. Vous pouvez compléter tous les champs dont vous avez besoin.

Si vous utilisez un compte collectif, vous pourrez renseigner plusieurs numéros de TVA intracommunautaire, immatriculations et codes APE. Ce type de compte est à privilégier pour des clients occasionnels.


Dans le cadre Comptabilité, indiquez le compte comptable associé, si le compte n'existe pas vous pouvez le créer directement grâce au bouton .


Dans la partie Règlement, indiquez :

  • le nom de votre interlocuteur bénéficiaire,
  • le mode de paiement, à l'aide de liste déroulante vous proposant les trois principaux et une vingtaine de secondaire,
    • le chèque est choisi par défaut,
    • pour un prélèvement SEPA, indiquez l'IBAN et le BIC du client
    • pour un virement choisissez votre compte bancaire afin que les informations nécessaires apparaissent sur vos factures
  • le nombre de jours au bout duquel chaque facture arrive à échéance, précisez si le calcul est de date à date (net) ou fin de mois,
  • le jour du règlement
  • le taux d'escompte (%) pratiqué éventuellement.
  • la devise
  • la catégorie de prix, si vous en utilisez plusieurs

Dans le cadre Classification, choisissez quel classement correspond à ce client, parmi ceux que vous avez créé.

Lorsque vous vous déplacez vers le bas de cette longue page, un icône apparaît  pour vous permettre de retourner au début rapidement.

Gestion des clients : onglet Champs personnalisés

Des champs pourront être renseignés ici, s'ils ont été préalablement créés sinon cet onglet ne sera pas visible.

Gestion des clients : onglet Adresses

Saisissez les caractéristiques du siège ou adresse de facturation.

Vous pouvez définir une seconde adresse : adresse de règlement ou de livraison.

Vous aurez la possibilité d'écraser une adresse par l'autre en cas de changement.

L'écriture type vous proposera des comptes pour ce client en saisie. Pour cela, vous devez définir ici quels seront ces comptes. Sélectionnez-les ou créez-les si besoin.

Pour chaque compte, vous pourrez renseigner un libellé d'écriture spécifique.

Un libellé par défaut peut être choisi depuis le paramétrage de votre dossier (onglet Compta => cadre Libellé automatique des écritures).

Indiquez si le montant sera au débit ou au crédit via S1, S2, S3, ...

Validez chaque ligne avec . vous pourrez supprimer un compte avec .

Vous pouvez également bloquer la création d'écritures types en cochant la case Pas d'écriture type 


Terminez votre création ou vos modifications par  Enregistrer (ou en cas d'abandon  Annuler). En cas de saisie incomplète des messages d'erreur apparaîtront.

Un message d'erreur sur fond jaune n'est pas bloquant, il est nécessaire de valider à nouveau

Une message d'erreur sur fond rouge est lié à une erreur bloquante.

L'onglet historique présente, pour les tiers déjà existants, l'historique des modifications apportées sur la fiche client. Il comporte le champ modifié, les valeurs avant et après modification, l'auteur et la date de la modification.

Gestion des clients :  Imprimer

Depuis, l'onglet identification, l'action Imprimer est disponible. Si vous indiquez un mode de paiement par prélèvement SEPA, vous aurez à renseigner les coordonnées bancaires du client : IBAN et BIC.

La fonction  Imprimer vous permettra de générer un mandat de prélèvement SEPA que vous pourrez adresser à votre client.

Vous devrez choisir votre compte bancaire destinataire du paiement. Toutes les informations légales seront renseignées (la RUM notamment).

Cette fonction est également disponible depuis l'écran Facturation => Paramétrage => Clients

Actions possibles sur les fiches client

Historique

L'historique des modifications apportées sur vos fiches client peut vous être envoyé par courriel.

Pour cela, cliquez sur le bouton Historique.

Le fichier comportera le nom du client, le champ modifié, les valeurs avant et après modification, l'auteur et la date de la modification.

Télécharger

Pour exporter la liste des informations administratives et comptables de vos clients, utilisez l'action  Télécharger. vous obtiendrez un fichier au format CSV, utilisable avec un tableur.

Supprimer

Pour empêcher la proposition de certains clients en saisie, cochez toutes les lignes correspondantes et appuyez sur Supprimer. Une confirmation vous sera demandée avant que les fiches ne soient dépréciées.

La suppression d'une seule fiche est également possible sur la ligne concernée avec la poubelle . Là aussi, vous devrez confirmer avec Supprimer ou annuler.

La suppression de la fiche ne déprécie pas le compte comptable associé.

Les fiches supprimées sont consultables via la recherche en cochant tiers supprimés . Vous pourrez réactiver une fiche avec .

Copier les clients d'un dossier à un autre

Il est possible de copier les fiches clients d'un dossier à un autre en suivant la procédure ci-dessous :

  1. Exporter les clients du premier dossier dans Paramétrage > Tiers > Clients > onglet Tous > bouton Télécharger
  2. Sur le second dossier, aller dans Paramétrage > Tiers > Import. Dans Type de tiers à importer, sélectionner Client et dans format sélectionner Format avec prise en charge des champs SEPA