Choix du dossier

Votre identifiant vous permet de voir les dossiers sur lesquels vous avez des droits d'accès.

Ouverture d'un dossier

Cliquez sur l'icône  du dossier choisi pour l'ouvrir.

L'ordre de tri des dossiers peut être modifié à l'aide du triangle  à droite du mot dossier.

Une fois le dossier ouvert, vous pouvez revenir à la page d'accueil de l'ensemble des dossiers, en cliquant sur le nom du dossier (en haut à gauche de l'écran).

Créer un dossier

Pour créer un dossier vous devez remplir successivement les éléments administratifs et techniques (onglet Identité)  et les éléments comptables (Onglet Compta).

Pensez à bien choisir votre étalon comptable, cela permettra que le paramétrage du dossier soit généré automatiquement (création des journaux, comptes, association aux types de pièces, ...).

Terminez par  Enregistrer (ou en cas d'abandon  Annuler), en cas de saisie incomplète des messages d'erreur (sur fond rouge) ou avertissement (sur fond jaune) apparaîtront.

Lorsque la création se terminera vous serez conduit dans l'administration du dossier (Paramétrage > Dossier > Compta).

Onglet Identité

Vous devez en premier lieu renseigner l'onglet Identité.

Cet onglet contient 6 grandes parties : IdentificationFacturation & OptionsRégimes statutaires, Déclaration des impôts, Responsable et Adresse du siège social.

Seules les quatre premières contiennent des éléments obligatoires, les autres zones pourront être renseignée ultérieurement (via Paramétrage > Dossier > Identité) .

Les zones grisées ne sont pas modifiables.

Pour éviter des saisies manuelles nombreuses, commencez par indiquer votre numéro de SIRET.

Le Nom du dossier *, le N° de TVA intraco. *, le code APE ainsi que divers éléments du siège social se renseignent automatiquement, si ce n'est pas le cas complétez-les..

Vous pouvez renseigner au maximum les éléments optionnels en votre possession (statut juridique, catégorie fiscalerégime de TVA...), il vous sera possible d'y revenir (Paramétrage > Dossier > Identité).

Vous devez en revanche renseigner les éléments obligatoires (repérés par une *)  : Dossier parent * et type de Pack *, en commençant par le Dossier parent sinon la liste déroulante est vide.


Identification

Renseignez le nom de votre dossier puis le dossier parent (grâce à la coche en bout de ligne).

Vous pouvez également définir un Code dossier.

Le nom du dossier et le dossier parent sont obligatoires.

La Clé du dossier encryptée est incrémentée automatiquement.

La Clé du dossier encryptée servira pour relier vos tableaux de bord sous Excel à votre comptabilité en ligne.

La notion de dossier parent sert à gérer plus facilement les droits d'accès.

Si deux personnes ont accès au dossier SCI, contenant la SCI A, lors de l'ajout d'une SCI B en le rattachant au dossier SCI les deux personnes héritent du droit d'accès à la SCI B.

La coche  en bout de ligne permet d'ouvrir la fenêtre de sélection du dossier, validez en cliquant sur Appliquer.

Facturation & Options

Vous pouvez ici sélectionner votre Pack :

  • PREMIUM pour une utilisation optimale,
  • FREE pour une version plus restreinte.
Vous pouvez essayer gratuitement la version Premium pendant 30 jours après votre inscription.

Régimes statutaires

Dans cette partie, vous pouvez indiquer le Statut Juridique de votre entreprise grâce à la liste déroulante. En bas de la liste, vous pouvez opter pour Autre si aucun choix ne vous correspond.

De même, indiquez vos Catégorie fiscale, Régime fiscal, Régime d'imposition et Régime de TVA.

Si vous ne possédez pas votre numéro SIRET, cochez la case SIRET en cours d'attribution.

Vous pouvez renseigner votre numéro de TVA intracommunautaire (N° TVA intraco. *) ainsi que l'Activité de votre structure. Le code APE se renseigne automatiquement.

Vous pouvez préciser la nature de votre activité (Description activité) ainsi que le Capital de votre structure.

Déclaration des impôts

Vous pouvez dès à présent indiquer : 

  • Les éléments administratifs : le Code SIE (service des impôts des entreprises), le Numéro de dossier, la Clé de dossier, la CDI (commission départementale des impôts), le Code Service.
  • Les éléments postaux : l’adresse (Adresse 1, Adresse 2), la boite postale (BP), le Code Postal, la Ville, le Cedex et le Pays.
  • Et enfin l’adresse mail (Courriel du centre de gestion).

Responsable

Ici, vous pouvez préciser les informations concernant le responsable : 

  • Sa Qualité, son Nom, ses Téléphones (le format est libre séparez plusieurs n° par des « / »), son Fax, son adresse Courriel.
  • Ses informations postales :  l’adresse (Adresse 1Adresse 2), la boite postale (BP), le Code Postal, la Ville, le Cedex et le Pays.

Adresse du siège social

Enfin, vous devez préciser les informations concernant le siège social : 

  • Une Description, 
  • Les éléments postaux : l’adresse (Adresse 1Adresse 2), la boite postale (BP), le Code Postal, la Ville, le Cedex et le Pays.

Avant d'enregistrer, rendez-vous dans l'onglet Compta.


Lorsque vous vous déplacez vers le bas de cette longue page, un icône apparaît  pour vous permettre de retourner au début rapidement .

Onglet Compta

Plan  comptable

Sélectionnez ici votre étalon  comptable dans la liste déroulante.

Il est important de le choisir dès maintenant afin que votre dossier soit correctement créé.

Choisir le type de plan comptable (Etalon *) à utiliser en fonction de votre activité, dans la liste déroulante.

Vous pouvez définir une longueur des comptes différentes de celle proposée par défaut et une longueur maximale des comptes de tiers. Précisez la longueur des comptes (par défaut 7 caractères).

Les comptes comptables seront ainsi créés directement en même temps que le dossier.

Un contrôle de l'existence des comptes est possible en vous déplaçant dans Compta > Plan comptable > Comptes.

Options de saisie

Trois types de saisie sont disponibles :

  • la saisie simplissime adaptée pour une comptabilité de trésorerie,
  • la saisie normale pour une comptabilité d'engagement simplifiée, elle ne permet pas le rapprochement bancaire,
  • la saisie avancée pour une utilisation optimale qui permet le traitement des relevés.

Si vous souhaitez utiliser la saisie de caisse, définissez au bout de combien de mois la saisie de la caisse doit être bloquée (plus de changements ni de saisies possibles).

Par défaut, la date doit être unique dans l'écriture. Cependant en mettant non, vous pourrez saisir des écritures sur plusieurs dates. Il vous faudra les éclater ultérieurement.

Vous avez le choix de pointer ou non une nouvelle écriture de banque.

Vous pouvez modifier l'affichage du solde pour l'équilibrage de la saisie en banque (solde détaillé, global unique ou solde débit et solde crédit)

Vous avez la possibilité de définir un format d'import et d'export par défaut.

Il vous sera possible d'y revenir (Paramétrage > Dossier > Compta).

Les formats par défaut vous évitent de repréciser à chaque import, le format (il reste cependant modifiable à la volée).

Identifiants

Si vous êtes adhérent à la CAM, vous pouvez renseigner vos identifiants ici afin que nous récupérions vos factures.

Terminez par   Enregistrer pour valider la saisie ou cliquez sur le bouton  Annuler.

Une fois le dossier créé, n'oubliez pas de créer l’exercice comptable.
Pour paramétrer l’exercice, vous devez vous rendre dans le module Compta, Paramétrage, Exercice et cliquer sur Nouveau en haut à droite.

Deux exercices peuvent être ouvert simultanément mais pas plus.

Spécificités selon votre profession

Créer un dossier Avocat en Affectation simplissime


Dossier favori

Dans le cas où vous êtes amenés à gérer plus de dix dossiers, il est possible de faire apparaître certains en premier indépendamment du classement alphabétique, il vous suffit de leur attribuer un statut de "favori".

Les plus du dossier

Des fonctions complémentaires sont accessible par la liste déroulante Plus.

Messages

Messagerie interne du logiciel, elle est commune à l'ensemble des dossiers auquel un utilisateur a accès.

Elle est composée de trois onglets : Boîte de réception / Éléments envoyés / Tous les messages, le dernier onglet regroupe les deux autres.

Dans les trois onglets, il est possible de voir le détail d'un message , en particulier le corps du mail. Après lecture, quittez la page grâce au bouton  Fermer.

Pour supprimer un message individuellement, cliquez sur , le message est alors affiché. Terminez par  Supprimer (ou en cas d'abandon  Annuler),

La création d'un nouveau message est accessible par le bouton   Nouveau.

A * : saisir le ou les destinataires du message, comme dans toute messagerie.
Les destinataires doivent être au préalable créés (Paramétrage > Utilisateurs > Utilisateurs).

Objet * : indiquez le sujet du message.

Criticité * : 5 niveaux possibles (Information, Alerte, Urgent, Maintenance, Sans icône),

Message * : corps du message, avec un éditeur de messagerie HTML intégré et donc une mise en forme possible allant du gras au lien hypertexte, et des fonctions d'impression disponibles..

Terminez par  Envoyer (ou en cas d'abandon  Annuler),

Note

La note est un endroit de stockage unique pour des éléments à conserver concernant le dossier, une sorte de super Post-it, elle est consultable et modifiable par tous ceux qui ont accès au dossier,
et à qui les droits de gestion des notes ont été attribués.

Pour attribuer les droits de gestion des notes, rendez-vous dans le Paramétrage > Utilisateurs > Utilisateurs > Partie Autres fonctions.

La note est visible quel que soit le module sur lequel vous travaillez.



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