Notes de frais
Cette page vous permet de créer et gérer vos notes de frais. Vos employés et vous-même pouvez y accéder via votre profil utilisateur. Elle n'est accessible qu'aux clients bénéficiant de la version Premium.
L'écran d'accueil affiche la liste de vos notes de frais en cours de saisie, en attente de validation ou refusées le cas échéant.
Préalable
Avant de saisir une note de frais, il est nécessaire de réaliser plusieurs étapes préalables : la désignation d'un valideur et le paramétrage des éléments utilisés pour la note de frais.
Voici le lien vers le guide sur ce sujet : Mise en place du module "Note de frais"
Le valideur
Un ou plusieurs utilisateurs peuvent être désignés comme valideurs. Cette fonction se paramètre sur la fiche de l'utilisateur, onglet accessibilité.
En cas de valideurs multiples, vous devrez d'abord créer plusieurs services. Ainsi, chaque valideur managera un service différent avec potentiellement différents niveaux hiérarchiques.
Le paramétrage
Pour saisir une note de frais, vous devez compléter vos données dans le paramétrage :
- votre fiche personnelle doit être renseignée,
- pour les frais kilométriques, les véhicules doivent être créés,
- pour les autres frais, les frais de déplacement doivent être indiqués
Créer une note de frais
Cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle note de frais.
Nouvelle note de frais
Une seule note de frais peut être en cours de saisie par utilisateur bénéficiaire. Nous vous recommandons de faire une note de frais par mois.
Vous arrivez sur l'écran suivant :
Onglet Général
Le numéro, la date de saisie et l'initialisateur sont automatiquement renseignés et non modifiables.
Vous pouvez renseigner un titre (par exemple : frais de janvier).
Modifiez la date de la note de frais si vous souhaitez saisir des frais relatifs au mois ou à l'année précédente.
Cliquez sur la coche en bout de ligne Personnel. Cela affiche une nouvelle fenêtre de sélection sur laquelle vous devez sélectionner le bénéficiaire.
Cliquez une nouvelle fois sur la coche de la ligne correspondante à la personne dont les frais doivent être saisis. La ligne est renseignée.
Dans la rubrique Paramétrage => Personnel, vous pouvez renseigner l'Utilisateur et ainsi la ligne Personnel sera renseignée directement pour toutes les nouvelles notes de frais.
Frais Kilométriques
Si vous l'avez préalablement créé et paramétré votre véhicule est affiché par défaut. Sinon sélectionnez-le dans la liste déroulante. La puissance fiscale est renseignée selon le paramétrage du véhicule.
La création des véhicules se fait via la page Paramétrage => Véhicule. L'association d'un véhicule à un utilisateur est faite dans la rubrique Paramétrage => Personnel.
Pour chaque déplacement, complétez la date, le lieu et le nombre de kilomètres parcourus.
Le coût du kilomètre est basé sur le barème fiscal en vigueur, il est mis à jour chaque année.
Une fois la ligne complétée, cliquez sur le pour valider la ligne et passer à la suivante. Votre saisie apparait dans le tableau sous-jacent.
Vous pouvez saisir de nouveaux frais kilométriques et enregistrer votre saisie.
Autres frais
Cet onglet vous permet de renseigner vos frais de type restaurant, carburant, péage, ...
Complétez la date, la description, le type de frais, les montants TTC, de TVA et HT.
De la même manière que pour les frais kilométriques, cliquez sur le pour valider la ligne.
Vous pouvez ensuite ajouter une pièce jointe via Parcourir. Vous pourrez
modifier,
dupliquer ou
supprimer votre ligne de frais. Vous devrez
enregistrer la ligne pour valider la modification.
Commentaires
Vous avez la possibilité d'ajouter des commentaires à votre note de frais. Ils pourront être utiles notamment pour la personne qui devra la valider.
Historique
L'onglet Historique reprend l'ensemble des modifications apportées à la note de frais.
Validation
Vous pouvez enregistrer votre note de frais si vous la renseignez au fur et à mesure.
Une fois tous vos frais renseignés, vous pouvez Valider votre note de frais.
Les boutons d'action
Lors de la saisie d'une note de frais
L'action Enregistrer vous permet de sauvegarder votre saisie en cours.
L'action Valider n'est à utiliser que quand la note de frais est complète et doit être envoyée au valideur.
L'action Imprimer vous permet d'éditer votre document
L'action Annuler vous permet de revenir à l'écran d'accueil.
Sur l'écran d'accueil
L'action Nouveau permet de créer une nouvelle note de frais.
L'action Rechercher est utile pour visualiser l'ensemble des notes de frais de tous les utilisateurs.
Vous pouvez filtrer selon plusieurs critères tels que le statut du dossier (en cours, annulé, terminé), le tiers concerné,...
L'action Actualiser permet de mettre à jour le tableau récapitulatif des notes de frais
Le bouton Actions supplémentaires vous permet de Libérer (pour accéder à la saisie à la place d'un autre utilisateur), Annuler ou Supprimer une ou des notes de frais cochées dans le tableau.